Системный подход в автоматизации процессов компаний
К.т.н. И.М. Слюсаренко, к.т.н. М.Ю Слюсаренко, «InfoSoftCom»
В статье описаны основные черты системного подхода. Показано его место в процессе автоматизации деятельности компаний. Кратко описано направление развития системного подхода в вопросе его применения для создания решений в сфере автоматизации деятельности предприятий и компаний. Обоснована необходимость применения данного подхода в течение всего жизненного цикла программно-аппаратных систем, призванных автоматизировать тот или иной бизнес-процесс компании. В общих чертах рассмотрены возможные ошибки автоматизации и их возможные причины.
Рано или поздно в любой развивающейся компании возникает идея автоматизации своей деятельности, а сама автоматизация рассматривается как спасательный круг, способный решить если не все проблемы компании, то их значительную часть. Отчасти данное суждение сформировано маркетинговой рекламой ведущих консалтинговых фирм, отчасти верой в «чудо». Несомненно, автоматизация способна повысить эффективность деятельности компании, однако в практике консалтинговых компаний есть немало примеров, мягко говоря, неудачных автоматизаций. В качестве основных причин таких провалов обычно рассматривается нежелание управленческого звена менять стиль деятельности, наличие семейных, родственных контуров принятия решений, которые невозможно автоматизировать, ошибки специалистов консалтинговой компании и т.д. Можно высказать предположение, что причины ошибок лежат гораздо глубже, чем это видится на первый взгляд.
Прежде всего, необходимо отметить, что компании, особенно крупные, относятся к объемным, сложным образованиям и им присущи все закономерности возникновения, становления, развития, свойственные сложным системам, изучаемым теорией сложных систем [1] или системологией [2]. В системологии под системой понимается устойчивое образование, обладающее некоторым компонентным составом и структурой. Под компонентой или элементом понимается элементарное, неделимое в данном рассмотрении материальное образование, под структурой – устойчивые взаимосвязи между элементами, которые объединяют элементы в систему.
Системы, как правило, находятся в окружении других систем, с которыми вступают во взаимосвязи различного вида. Наличие устойчивых взаимосвязей между системами и появление новых системных качеств данного объединения (эмергентных свойств) позволяет определить наличие системы более высокого уровня. В этом случае входящие системы будут подсистемами системы более высокого уровня. По своей сути, с точки зрения системологии, процесс автоматизации компании является процессом создания новой системы, состоящей из ряда старых подсистем (например, отделов компаний), и ряда новых подсистем (учитывая мировые тенденции развития, скорее всего аппаратно-программных). Процессы описания, создания систем и методы, обеспечивающие выполнение этих процессов, достаточно подробно описаны в теории систем. Применение данных методов и системологии, чаще всего обозначают термином «системный подход».
В настоящее время автоматизация деятельности компании обычно выполняется на основе регламентации и моделирования бизнес-процессов компании [3]. С этой целью разработан ряд описательных языков, нотаций, и программных средств на их основе, призванных автоматизировать процесс построения данных моделей. В качестве примера таких языков и нотаций можно привести следующие (наиболее популярные): UML (Unified Model Language) и BPNM (Business Process Modeling Notation). На первом рисунке в качестве примера приведено описание фрагмента бизнес-процесса планирования строительно-монтажных работ с помощью BPNM 1.0.
По существу, консалтинговая компания, внедряя подобные решения, преобразует компанию-заказчика до вида усредненной (типовой) компании, для которой этот продукт был разработан и апробирован. Как следствие этого, иногда в неявном виде наблюдаются коренные изменения устоявшейся структуры и компонентного состава компании заказчика. По существу в некоторых случаях можно говорить о реорганизации компании. По-видимому, когда специалисты автоматизации берут на себя несвойственные им функции реформирования предприятия, проект проваливается. Для того, чтобы избежать подобных ошибок специалисты отдела автоматизации, консалтинговой компании и т.д. на начальном этапе должны тщательно проанализировать состав, структуру, функции компании. По результатам анализа должны быть получены содержательные и формализованные модели. Содержательная модель содержит общее описание деятельности, а формализованная вводит показатели, описывающие эту деятельность. Конечно же, желательно, чтобы построение данных моделей выполнялось с учетом требований системы менеджмента качества[3]. Далее с их помощью должны быть выработаны интегральные показатели оценки деятельности компании, определен перечень функций, процессов, элементов компонентного состава предприятия, автоматизация которых даст существенное улучшение показателей деятельности. Такой подход в теории сложных систем называется синтезом через анализ и основан на использовании двух методов: анализа и синтеза. Результаты, полученные во время данного процесса, являются основой для формирования рекомендации либо о внедрении какого-либо конкретного программно-аппаратного решения, либо о разработке нового. Сложность всего этого заключается в том, что специалисты должны хорошо ориентироваться в предметной области, четко понимать проблематику вопросов, представлять все возможные варианты автоматизации и их влияние на деятельность компании. Однако при этом должно быть совершенно четкое понимание того, что такие специалисты научить чему-либо в предметной области деятельности компании заказчика вряд ли смогут.
Только обладая такими рекомендациями люди, ответственные за реформирование компании, должны принимать решение о целесообразности автоматизации. Всем системам, в том числе и компаниям свойственны основные этапы эволюции: создание, преобразование, совершенствование, распад, исчезновение, вхождение компонентов распавшейся системы в другие системы. Информатизация современного общества наложила существенный отпечаток на процессы эволюции компании. Наличие и особенности данного эволюционного процесса формируют определенные требования к программно-аппаратным продуктам, автоматизирующим бизнес-процессы компании. Одно из основных таких требований – возможность оперативной модификации, модернизации и масштабирования. Очень часто от специалистов консалтинговых компаний можно услышать, что компания-заказчик еще «не созрела» для внедрения того или иного программно-аппаратного продукта, или то решение, которое используется на настоящий момент, уже не способно справляться с возросшей нагрузкой. Все это является следствием невыполнения данного требования. В том случае, если данные требования выполнены, в любой момент времени составной элемент автоматизированной компании – аппаратно-программная подсистема может быть скорректирована в соответствии с изменениями среды, с которой взаимодействует компания. Такие подсистемы в постоянно меняющихся условиях выполнения бизнес-процессов предоставляют руководству компании дополнительную гибкость и пространство для маневра. Однако, даже если используемое программно-аппаратное решение реализует данные требования, без специалистов консалтинговых компаний на этапах видоизменения компании не обойтись. Специалисты должны проанализировать направления изменения компании, их влияние на интегральные показатели, возможно, модернизировать модели, полученные ранее, уточнить интегральные показатели, и выработать решение о более совершенной структуре и компонентном составе средств автоматизации. Другими словами заново выполнить процедуру синтеза через анализ в требуемом объеме.Выполнение данных процедур обеспечит контроль процесса автоматизации и позволит избежать ошибок «неконтролируемой» автоматизации. Таким образом, в соответствии с изложенными положениями можно сделать вывод о необходимости применения системного подхода в практике создания сложных систем, к которым, несомненно, можно отнести аппаратно-программные комплексы, призванные автоматизировать бизнес-процессы компаний. Практика показывает, что в большинстве успешно реализованных проектов автоматизации специалистами в явном или неявном виде применялся системный подход. Тем не менее, хочется отметить, что сам по себе подход не является «панацеей», результат его применения также во многом зависит от квалификации специалистов его использующего.
