Документооборот: два в одном
Маргарита Моисеева
17.10.2002
Системы электронного документооборота большинству пользователей представляются достаточно автономными программами, отражающими движение документов предприятия и обеспечивающими работу с ними. Однако в действительности эффективная система электронного документооборота просто обязана быть частью корпоративной информационной системы.
Сегодня уже нет необходимости убеждать в важности автоматизации документооборота. Пора, когда доблестный сотрудник канцелярии в ответ на запрос руководителя о документе пятимесячной давности да еще без точного номера долгие часы тратил на переборку стройных архивных папок, канула в лету. Системами электронного документооборота рынок относительно заполнен, но вопрос выбора вечен, поэтому уместно рассмотреть возможные варианты.
Условно можно выделить три группы систем электронного документооборота (СЭД).
- Самостоятельные СЭД. Поставляются в виде отдельной программы, обеспечивающей коллективную работу с документами и позволяющей взаимодействовать с приложениями типа MS Excel, Outlook. Такие СЭД предоставляют средства регистрации, хранения, просмотра и поиска документов. Самостоятельные СЭД позволяют осуществить простейший контроль путем просмотра информации о состоянии документа: исполнитель, сроки, резолюции, документы предприятия, с которыми он связан, адресаты, которым его следует послать по электронной почте и т.д. С одной стороны, зачастую небольшим предприятиям от системы электронного документооборота больше ничего и не требуется. С другой стороны, СЭД работает параллельно с бухгалтерскими, управленческими и другими системами предприятия; данные переносятся в СЭД с задержкой, что может стать причиной разного рода ошибок и несоответствий, увеличит риск потери данных, ограничит возможности использования самостоятельных СЭД.
- СЭД в виде дополнительных модулей к системам ERP или САПР. Интеграция позволит снизить риск потери данных, обеспечит более жесткий контроль доступа и внесения изменений в документы, предоставив возможность доступа к документации без использования специализированных интерфейсов от ERP или САПР. Однако стоит учесть, что интеграция систем - процесс сложный и не всегда реализуемый.
- СЭД как часть архитектуры системы комплексной автоматизации предприятия. Здесь функции СЭД "зашиты" в саму систему управления. Совместное использование технологий комплексной автоматизации управления и документооборота сочетает в себе их достоинства и недостатки.
Рассмотрим подробнее третий вариант СЭД.
