В теории
Система документооборота сама по себе (как, впрочем, и любая система автоматизации предприятия) не принесет ожидаемого эффекта, если ее внедрение не будет предварено исследованием, описанием, оптимизацией бизнес-процессов. Всякий бизнес-процесс состоит из этапов — элементарных действий, которые выполняют те или иные сотрудники. К примеру, бизнес-процесс «Списание товара» состоит из последовательности действий «создать накладную на списание» (заведующий складом), «списать товар» (кладовщик) и выдачи определенного количества некоторого товара со склада. Основными носителями информации при выполнении бизнес-процессов являются документы; именно они создаются в ходе выполнения бизнес-процесса и с ними совершается большинство операций. Например, рассмотрим упрощенный бизнес-процесс «Возврат товара покупателю» (рис. 1). Для того чтобы вернуть товар покупателю, менеджер создает накладную на возврат (этап 1), затем работник склада, получив накладную, возвращает товар (этап 2), а после отработки накладной (отгрузки товара) документ отправляется в архив. При этом документ «Накладная на возврат товара» курсирует от сотрудника к сотруднику, с этапа на этап. В свою очередь перед менеджером и работником склада встают соответствующие задачи, также кочующие от сотрудника к сотруднику, с этапа на этап.
Рис. 1. Бизнес-процесс «Возврат товара покупателю» |
Аналогичным образом можно описать и любые другие бизнес-процессы предприятия: «Сборка», «Выдача денег«, «Закупка товара» и т.д. Следовательно, при автоматизации бизнес-процессов можно реализовать функционал, позволяющий визуализировать документооборот.
Важность оптимизации бизнес-процессов перед автоматизацией документооборота хорошо иллюстрирует следующий анекдот. В учреждении, располагавшемся в нескольких просторных комнатах, процесс обработки документов предусматривал множество этапов: бумаги должны были согласовываться у немалого количества чиновников, хаотично располагавшихся в занимаемом помещении. Обработка документа занимала продолжительное время; существовали даже специальные клерки, которые эти документы носили от стола к столу.
Так, наверное, продолжалось бы долго, если бы в один прекрасный день некий сотрудник не провел элементарную оптимизацию бизнес-процессов. Он составил схему, на которой изобразил местонахождения чиновников и траекторию движения документа; затем он предложил другую схему, на которой столы чиновников были расставлены так, чтобы траектория движения документа была минимальной, а работники могли передавать документ друг другу самостоятельно, попросту протянув руку. В результате реализации такого нехитрого плана количество обрабатываемых в учреждении документов заметно возросло, а надобность в разносчиках документов отпала.
Рис. 2. Взаимодействие некоторых составляющих работы предприятия |
Таким образом, над схемой из рис. 1 формируется надстройка поддержки изменений информации в документе в результате его движения от этапа к этапу. Это дает основания утверждать, что механизмы управления предприятием, планирования и анализа опираются на технологию документооборота.