Автотекст и автозамена
Автотекст
Элемент автотекста - это текстовый объект, помещенный в словарь и доступный для вставки в различные документы. Каждому элементу автотекста присваивается имя до 31 символа длиной.
Элементы автотекста можно использовать для ввода или замены следующей часто используемой информации:
- названия и адреса компании;
- логотипа компании;
- стандартных абзацев (например, разделов контрактов);
- таблиц.
Доступность элементов зависит от используемого шаблона. Элементы автотекста, созданные в файле с определенным шаблоном, сохраняются в этом шаблоне. Различные шаблоны могут содержать разные элементы автотекста.
Элементы автотекста, созданные в шаблоне "Обычный", доступны —в любом документе.
Создание элемента автотекста
1. Выделите текст или рисунок, который следует сохранить в виде элемента списка автотекста.
2. Выберите команду Автотекст в меню Вставка (Insert, AutoText), а затем - команду Создать (Create) (рис. 75).
Рис. 75. Создание элемента автотекста
3. Примите имя элемента списка автотекста, предложенное по умолчанию, или в ведите другое имя.
4. Нажмите ОК.
Имеются встроенные элементы списка автотекста (обращения, прощания и т. п.), которые можно использовать при написании гшсем (рис. 76).
Рис. 76. Встроенные элементы автотекста
Если меню автотекста содержит дополнительный список элементов (Внимание, Обычный, Приветствие и т. п.), выберите нужный.
При создании элемента списка автотекста может быть установлена связь между ним и стилем абзаца, используемым для оформления текста или рисунка.
Чтобы сохранить элемент вместе с форматированием абзаца, необходимо включить символ абзаца в выделенный фрагмент.
Вставка элемента списка автотекста
При вставке элемента автотекста в документ пользователю предлагается выбор из списка элементов, соответствующих используемому шаблону, а также из шаблона Обычный.
1. Установите курсор в то место текста, куда следует вставить элемент списка автотекста.
2. Выберите команду Автотекст в меню Вставка (Insert, AutoText).
Чтобы увидеть полный список встроенных элементов автотекста, при выборе команды Автотекст удерживайте нажатой клавишу Shift (рис. 77).
3. Выберите имя нужного элемента списка автотекста.
4. Нажмите кнопку Вставить (Insert).
Рис. 77. Вставка элемента автотекста
Для вставки элемента из полного списка автотекста можно использовать такую последовательность действий:
1. Выберите команду Автотекст в меню Вставка (Insert, AutoText), затем строку -Автотекст из подменю.
2. Установите флажок Автозавершение для автотекста и дат.
3. Выберите нужный элемент из списка элементов автотекста.
4. Нажмите кнопку Вставить, затем ОК.
В дальнейшем при введении в документ нескольких первых символов имени элемента автотекста нажмите клавишу F3, чтобы принять предложенный элемент списка автотекста. В противном случае продолжите ввод.
Удаление элемента списка автотекста
1. Выберите команду Автотекст в меню Вставка (Insert, AutoText), а затем строку Автотекст из подменю.
2. В поле Имя элемента выберите имя элемента списка автотекста, который следует удалить.
3. Нажмите кнопку Удалить (Delete).
Отменить удаление элемента списка автотекста нельзя.
Упражнение
Создание и вставка элемента автотекста
1. Введите и выделите текст (например, название фирмы на английском языке - Training Center KUDITS), который следует сохранить в виде элемента списка автотекста.
2. Выберите команду Автотекст в меню Вставка, а затем команду Создать.
3. Введите имя элемента списка автотекста, например цо.
4. Нажмите ОК.
5. Выберите команду Автотекст в меню Вставка, затем строку Автотекст из подменю.
6. Установите флажок Автоэавершение для автотекста и дат.
7. Установите курсор в место ввода автотекста.
8. Введите в документ символы имени цо и нажмите клавишу F3.
Автозамена
Функция Автозамена используется для автоматического исправления наиболее часто встречающиеся опечаток, орфографических и грамматических ошибок. Параметры автозамены несложно изменить, имеется возможность дополнения существующего списка автоматических исправлений.
Элементы автозамены можно использовать:
• для исправления наиболее распространенных ошибок;
• замены некоторых необычных символов;
• расшифровки аббревиатур и сокращений.
Добавление элемента в список автозамены
1. Выберите команду Автозамена в меню Сервис (Tools, AutoCorrect) (рис. 78).
2. Установите флажок Заменять при вводе (Replace text as you type).
3. В поле Заменить (Replace) введите слово или словосочетание, в котором часто встречается опечатка, например введите дял.
4. В поле На (With) введите правильное написание этого слова, например введите для.
5. Нажмите кнопку Добавить (Replace).
Рис. 78. Автозамена
Автозамена часто используется для расшифровки аббревиатур, например МГУ - Московский государственный университет.
Для настройки параметров автозамены выберите команду Автозамена в меню Сервис (Tools, AutoCorrect). При работе с текстом все переключатели должны быть включены. Табл. 15 описывает параметры команды Автоэамена.
Таблица 15. Параметры автоэамены
| Параметры автозамены | Операция |
| Исправлять две прописные буквы в начале слова | Замена второй прописной буквы строчной |
| Делать первые буквы предложений прописными | Замена первой строчной буквы в начале предложения прописной |
| Устранять последствия случайного нажатия CAPS LOCK | Изменение размеров неверно введенных букв и выключение режима CAPS LOCK |
В стандартный список автозамены включено большинство чаще всего используемых символов. Например, введите (с) для автоматической вставки символа ©. Существует возможность дополнить список символов-элементов автозамены. Для этого выберите команду Символ в меню Вставка (Insert, Symbol), выделите нужный символ, нажмите кнопку Автоэамена, а затем сохраните элемент списка автозамены как обычно.
Не рекомендуется присваивать элементу списка автозамены реальных имен (например, для расшифровки сокращений).Используйте такие имена, которые не встречаются в реальной работе.
 |
 |
